Indlæser indhold
Indlæser siden...
Er du underviser, og skal du afregne udgifter til råvarer eller materialer i forbindelse med din undervisning? Her finder du retningslinjer, vejledninger, svar på ofte stillede spørgsmål m.m.
Hvis du som underviser står for indkøb af råvarer eller materialer til undervisningen, skal udgifterne dokumenteres og afregnes via Navidoc 360. Udgifterne er allerede indregnet i kursusprisen og afholdes inden for det budget, som er aftalt med din fagkonsulent.
På denne side finder du alt, hvad du skal bruge for at komme godt i gang med afregningen:
Måden, råvare- og materialepenge afregnes på, afhænger af budgettets størrelse. Derfor skelner vi mellem budgetter på op til 1.000 kr. og budgetter over 1.000 kr.
Budget op til 1.000 kr.
Hvis budgettet til råvarer eller materialer er på op til 1.000 kr., foretager du selv indkøbene og lægger ud for udgifterne.
Når indkøbene er foretaget, skal du indsende dine bilag via appen Navidoc 360. Udlæg refunderes den efterfølgende torsdag, hvis bilagene er modtaget senest mandag kl 12.
Budget over 1.000 kr.
Hvis budgettet til råvarer eller materialer overstiger 1.000 kr., udbetales det godkendte budget som forskud senest i ugen før kursusstart.
Du skal løbende indsende bilag via appen Navidoc 360 som dokumentation for de afholdte udgifter. Alle bilag skal være indsendt senest én uge efter sidste undervisningsgang.
Når holdet er afsluttet, udarbejder FOF København og Nordsjælland et endeligt regnskab. Eventuelle uforbrugte midler skal tilbagebetales eller modregnes i et eventuelt fremtidigt forskud.
Gem altid dine kvitteringer.
Hold bilag for hvert hold adskilt.
Indsend udlæg og bilag løbende via Navidoc 360.
Download appen Navidoc 360 i App Store eller Google Play butik.
Åbn appen NaviDoc 360
Tryk på: Glemt kodeord?
Indtast din mail-adresse
Åbn appen Navidoc 360, log ind og vælg knappen udlæg.
Start med at trykke på kamera-ikonet nederst i højre hjørne. Vælg kamera, tryk tillad, og tag derefter et billede af din kvittering eller bon med telefonens kamera.
Tjek, at appen har udfyldt dato, beløb og valuta korrekt. Hvis oplysningerne mangler eller er forkerte, skal du selv udfylde eller rette dem.
Swipe fra højre mod venstre. Under “Type omk” vælger du “udlæg materialepenge”, og i feltet “Beskrivelse” skriver du butikkens navn.
Swipe igen fra højre mod venstre, udfyld holdnummeret, og tryk gem.
Marker den lille prik til højre ud for linjen, og tryk derefter på fluebenet. Når udlægget forsvinder fra din forside, er det sendt ind til FOF København og Nordsjælland.
Du kan med fordel gemme det fysiske bilag indtil du har modtaget pengene retur fra FOF København og Nordsjælland.
Følg vejledningen i videoen, og se, hvordan du indsender et udlæg for materiale- eller råvarepenge, hvis du selv har lagt ud for indkøb.
Åbn appen Navidoc 360, log ind, og vælg knappen Udlæg.
Start med at trykke på kamera-ikonet nederst i højre hjørne. Vælg Kamera, tryk Tillad, og tag derefter et billede af din kvittering eller bon med telefonens kamera.
Tjek, at appen har udfyldt dato, beløb og valuta korrekt. Hvis oplysningerne mangler eller er forkerte, skal du selv udfylde eller rette dem.
Swipe fra højre mod venstre. Under "Type omk" vælger du "Afregning forudbetalte materialepenge", og i feltet "Beskrivelse" skriver du butikkens navn.
Swipe igen fra højre mod venstre, udfyld holdnummeret, og tryk Gem.
Marker den lille prik til højre ud for linjen, og tryk derefter på fluebenet. Når udlægget forsvinder fra din forside, er det sendt ind til FOF København og Nordsjælland.
Du kan med fordel gemme det fysiske bilag indtil regnskabet er gjort op.
Følg vejledningen i videoen, og se, hvordan du indsender et udlæg for materiale- eller råvarepenge, hvis du har fået udbetalt et forskud
Åbn appen Navidoc 360, log ind, og vælg knappen Udlæg.
Start med at trykke på kamera-ikonet nederst i højre hjørne. Vælg Kamera, tryk Tillad, og tag derefter et billede af din kvittering eller bon med telefonens kamera.
Tjek at appen har noteret valuta korrekt, ellers vælg DKK.
Under beløb, skriv beløbet, som du ønsker at afregne på holdet.
Følg vejledningen i videoen, og se, hvordan du retter beløbet på et udlæg
Hvornår får jeg refunderet mine udlæg?
Vi refunderer udlæg hver torsdag. Da udlæg skal godkendes af fagkonsulent og udbetales af bogholderiet skal det lægges ind i Navidoc 360 senest mandag kl. 12 for at blive udbetalt torsdag i samme uge.
Hvilke bilag skal jeg indsende?
Alle bilag vedr. materialer og råvarer brugt på hold skal indsendes via appen Navidoc 360, enten fordi der er udbetalt et forskud eller hvis underviser skal have refunderet det enkelte køb.
Du vil nu modtage en mail med emnelinjen “Forgot Password Request”.
Tryk på linket i mailen.
Opret adgangskode.
Åbn appen NaviDoc 360
Log ind med din e-mail og selvvalgte adgangskode.
Vælg knappen udlæg.
Kan jeg splitte mine bilag op?
Bilag skal så vidt muligt indsendes pr. hold – altså ét bilag pr. hold.
Hvis du har købt råvarer til flere hold på samme kvittering, skal du scanne og indsende kvitteringen én gang for hvert hold. Husk at tilrette beløbet i Navidoc 360, så det kun svarer til den del af købet, der vedrører det pågældende hold.
Kan jeg bruge en betalingsbekræftelse fra MobilePay eller netbank?
Som udgangspunkt ”nej”, da vi skal kunne dokumentere, hvad der er købt ind.
Hvad gør jeg, hvis jeg har mistet en kvittering?
Hvis din bon eller kvittering er blevet væk, kan en kopi af en betalingsbekræftelse/udskrift fra netbank bruges som en nødløsning. Hvis du er i tvivl, kontakt venligst bogholder Dineke Anée Malmvist på bogholderi@fof-kn.dk
Hvornår skal bilagene senest være indsendt?
Bilag indsendt via Navidoc 360 mandag kl. 12 udbetales den først kommende torsdag.
Bilag indsendt via Navidoc 360 senere end mandag kl. 12 udbetales torsdag ugen efter.
Bogholderiet laver som udgangspunkt kun betalinger én gang om ugen (torsdag).
Hvad sker der, hvis jeg ikke bruger hele det udbetalte forskud?
Når holdet afsluttes, vil der udarbejdes et endeligt regnskab pr. hold – og et evt. overskud skal tilbagebetales til bogholderiet med mindre, man laver en aftale med sin fagkonsulent om at overføre beløbet til et nyt hold.
Jeg har skiftet bank eller fået ny konto – hvad gør jeg?
Du skal informere bogholderiet, hvis du skifter bank eller får en ny konto. Vi kan desværre ikke udbetale råvare- og materialepenge til NemKonto, så det er vigtigt, at vi har de korrekte kontooplysninger.